Das Kassenbuch – Anforderungen, Inhalt und typische Fehler

Zu den Punkten, die regelmäßig im Fokus einer steuerlichen Betriebsprüfung des Finanzamts stehen, zählt die Prüfung des Kassenbuchs. Für die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung muss ein Unternehmer grundlegende Voraussetzungen erfüllen. So folgt der Inhalt des Kassenbuchs einem bestimmten Aufbau. Zudem ist es wichtig, dass typische Fehler unmittelbar nach der Erkennung korrigiert werden.

Welche Anforderungen stellt der Gesetzgeber an ein ordnungsgemäßes Kassenbuch?

Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Kassenbuch hat der Gesetzgeber im Handelsgesetzbuch rechtlich definiert. § 238 HGB bestimmt, dass ein Kaufmann regelmäßig eine Buchführung erstellt, die den handelsrechtlichen Vorschriften entspricht. Dies bezieht die Führung eines Kassenbuchs mit ein.

Alle Einnahmen und Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind und nicht das Geschäftskonto berühren, müssen in der zeitlich richtigen Reihenfolge in dem Kassenbuch aufgeführt werden. Mit einer zeitnahen Erfassung bekommt der Unternehmer die Sicherheit, dass er keine Einnahmen und Ausgaben vergessen hat. Damit erfüllt er die Anforderung des Gesetzgebers an eine vollständige Erfassung der betrieblichen Geschäftsvorfälle.

Das Kassenbuch muss in einer verständlichen Sprache geführt werden. Insbesondere trägt der Unternehmer die Verantwortung dafür, dass sich eine sachkundige dritte Person in einer angemessenen Zeit einen umfassenden Überblick über die Bargeschäfte des Unternehmens verschaffen kann. Diese Anforderung ist auf die Regelung im § 145 AO zurückzuführen.

Zudem sollte der Ersteller des Kassenbuchs am Ende eines jeden Tages den Bestand auf dem Kassenblatt mit dem Geldbestand vergleichen, der sich tatsächlich in der Kasse befindet. Kommt es hier zu Abweichungen, sollten diese möglichst zeitnah geklärt werden.

Um den Nachweis der vollständigen Erfassung zu erbringen, darf der Ersteller keinen Eintrag in das Kassenbuch vornehmen, wenn der entsprechende Beleg (z. B. eine Eingangsrechnung) fehlt. Hat der Unternehmer eine Privatentnahme getätigt, muss ein separater Eigenbeleg angefertigt werden.

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Wir würden Ihnen empfehlen, das Kassenbuch nach Tätigung der Einträge auszudrucken und zu unterschreiben.

Kassenbuchvorlage Download








Wie ist das Kassenbuch aufgebaut?

Der Aufbau des Kassenbuchs folgt immer demselben Schema. Aus jeder Eintragung muss ersichtlich sein, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt.

Jede Eintragung beginnt mit dem Datum des aktuellen Tages. Der Ersteller des Kassenbuchs ist ebenfalls dafür verantwortlich, dass jede Buchung mit einer eindeutigen Belegnummer gekennzeichnet wird. Hierdurch stellt er die Verbindung zwischen der Eintragung und dem Beleg her, der der Eintragung zugrunde liegt.

Einnahmen und Ausgaben werden mit ihren Nettobeträgen erfasst. Dahinter listet der Ersteller den Umsatzsteuerbetrag auf, der in dem Beleg ausgewiesen ist.

Durch die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ermittelt sich der jeweilige Endbestand eines Tages. Dieser entspricht dem Anfangssaldo des nächsten Tages. Ergibt sich bei der Berechnung eine Kassendifferenz, klärt der Ersteller diese umgehend auf.

In welcher Form muss das Kassenbuch geführt werden?

Ein Kassenbuch kann in drei verschiedenen Varianten geführt werden. Die Anforderungen, die der Gesetzgeber an ein ordnungsgemäßes Kassenbuch stellt, müssen bei jeder Alternative beachtet werden.

Der Aufzeichnungen in einem manuell geführten Kassenbuch beginnen mit dem Anfangssaldo. Dieser wird um die Beträge ergänzt, die das Unternehmen im Laufe eines Tages eingenommen hat. Die an diesem Tag verausgabten Beträge vermindern den aktuellen Kassenbestand. Am Ende des Tages steht der Endsaldo fest.

Auch bei der digitalen Variante wird jeder Eintrag um eine fortlaufende Nummer und das jeweilige Datum ergänzt. Der Ersteller darf auch hier nicht vergessen, dass er die Bruttosumme einer Zahlung oder eine Einnahme in einen Nettobetrag und den gesetzlich vorgeschriebenen Umsatzsteuerbetrag (7% oder 19%) aufteilt.

Alternativ kann ein Unternehmer für die Erstellung eines Kassenbuchs ein entsprechendes Tool nutzen. Bei dem elektronisch geführten Kassenbuch kann der Ersteller die täglichen Einträge direkt im Internet erfassen. Diese Alternative bietet ihm den Vorteil, dass das System umgehend nach dem täglichen Kassenabschluss prüft, ob die Eintragungen vollständig sind oder es andere Unstimmigkeiten gibt.

Welche typischen Fehler gilt es bei der Kassenbuchführung zu vermeiden?

Um ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu erstellen und Rückfragen der Finanzbehörde zu vermeiden, achtet der Ersteller darauf, dass er die typischen Fehler bei der Kassenbuchführung vermeidet.

Unabhängig davon, ob es sich um ein manuelles Kassenbuch, die digitale Variante oder ein Kassenbuch-Tool handelt, darf in dem Kassenblatt kein Betrag vermerkt werden, der nicht durch ein entsprechendes Dokument nachgewiesen werden kann.

Ein weiterer typischer Fehler besteht in der Missachtung der Einzelaufzeichnungspflicht. Für jeden Betrag muss eine separate Eintragung erfolgen. Auch Saldierungen führen dazu, dass ein Kassenbuch nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht und von der Finanzbehörde nicht mehr als ordnungsgemäß angesehen wird.

Wird eine fehlerhafte Kassenbuchführung sanktioniert?

Fehler in der Kassenbuchführung können für den verantwortlichen Unternehmer mit negativen Folgen verbunden sein. Denn das Finanzamt verlangt, dass die Kassenbuchführung den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. Stellt sich z. B. bei einer Betriebsprüfung heraus, dass das Kassenbuch fehlerhaft ist, muss der Unternehmer mit folgenden Sanktionen rechnen:

Das Finanzamt ist berechtigt, Hinzurechnungen zu dem Gewinn des Unternehmers vorzunehmen. Der Gewinn stellt die Bemessungsrundlage für die Ermittlung der Steuerlast dar. Je höher der Gewinn ist, desto höher sind auch die zahlenden Steuern.

Außerdem kann das Finanzamt den Unternehmer mit einer Geldbuße oder gewerberechtlichen Konsequenzen sanktionieren. In besonders schweren Fällen – z. B. bei dem Verdacht der Steuerhinterziehung – droht dem Unternehmer eine Freiheitsstrafe.