In einem Kassenbuch vermerken Unternehmer sämtliche Bargeldbewegungen ihrer Unternehmung. Dabei ist für jede Kasse ein eigenes Kassenbuch zu führen. Da beim Umgang mit der Barkasse viele Betrugs- und Manipulationsmöglichkeiten bestehen, werden Kassenbücher von Betriebsprüfern regelmäßig besonders gründlich geprüft. Sollten bei dieser Prüfung Unregelmäßigkeiten auftauchen, so kann die Besteuerungsgrundlage vom Betriebsprüfer geschätzt werden. Diese Schätzung kann sehr hoch ausfallen und den Unternehmer in wirtschaftliche Schieflage bringen. Es ist daher bei der Führung eines Kassenbuches besondere Sorgfalt geboten. Im schlimmsten Fall kann die Beanstandung des Kassenbuches für den Unternehmer sogar strafrechtliche Konsequenzen haben.
Beachten Unternehmer die folgenden grundlegenden Anforderungen an Kassenbücher, so haben sie bei der Kassenprüfung keine formellen Beanstandungen zu befürchten.
Keine Buchung ohne Beleg
Das Belegprinzip besagt, dass jede Buchung mit einem entsprechenden Beleg beweisbar sein muss. Hintergrund dieser Vorschrift ist, dass das Kassenbuch zu jeder Zeit von einem sachverständigen Dritten vollumfänglich nachvollzogen werden kann. Es gibt für die Prüfbarkeit zwei Verfahren. Bei der progressiven Prüfung wird ein Geschäftsvorgang vom Beleg bis zur Besteuerungsgrundlage (i.d.R. dem Jahresabschluss) nachvollzogen. Demgegenüber beschreibt die retrograde Prüfung die Nachverfolgung eines Geschäftsvorgangs vom Jahresabschluss bis zum Beleg. Bei der Belegführung ist es ratsam, auf Thermopapier gedruckte Belege zu kopieren. Belege auf Thermopapier, wie es zum Beispiel Kassenbons sind, verbleichen im Laufe der Zeit und sind daher schon nach wenigen Jahren nicht mehr lesbar.
Jeder Beleg eine Buchung
Das Kassenbuch muss vollständig geführt werden. Es muss also jeder einzelne Geschäftsvorgang mit allen Details aufgezeichnet werden. Diese Pflicht wird Einzelaufzeichnungspflicht genannt. Überträgt man dieses Prinzip auf die Praxis und stellt sich etwa einen Kiosk vor, so würde ein immenser Schreibaufwand für jeden Kioskbetreiber entstehen. Um den Aufwand für die Pflege des Kassenbuches in einem vertretbaren Rahmen zu halten, sind Unternehmer, die Waren geringen Wertes an eine Vielzahl von ihm nicht bekannten Kunden verkaufen, von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit. Für diese Unternehmer reicht es, die Summe der Tageseinnahmen im Kassenbuch zu vermerken.
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Das Kassenbuch braucht eine logische Struktur
Damit das Kassenbuch nachvollziehbar bleibt, sollte eine verbindliche und logische Struktur aufgebaut werden. Diese Struktur soll einfach zu verstehen sein, um jederzeit eine Prüfung zu ermöglichen. Dem Unternehmer sind bei der Gestaltung des Systems einige Freiheiten überlassen, die ihn jedoch vor die Pflicht stellen, sich selber ein geeignetes System zu organisieren. Hilfe bietet bei der prüfungssicheren Gestaltung des Systems der Steuerberater.
Besonders wichtig ist es, den Belegen eine fortlaufende Nummerierung zu geben. Die Belegnummer muss immer der Nummer der Buchung im Kassenbuch entsprechen. So kann nachträglich zu jedem Vorgang im Kassenbuch der passende Belege schnell gefunden werden. Des weiteren darf im Kassenbuch nicht im Datum gesprungen werden. Das Kassenbuch sollte streng chronologisch angelegt sein. Leerzeilen sollten im Kassenbuch nicht aufgelassen werden. Dies gilt auch für etwaige Platzhalter aus Unsicherheit des Kassenbuchführenden. Mit einem von Anfang an lückenlos geführten Kassenbuch zeigt man dem Betriebsprüfer die erforderliche Sorgfalt und Transparenz in der Betriebsführung. Korrekturen werden durch Streichung vorgenommen. Dabei ist zu beachten, dass die entsprechende Zeile im Kassenbuch zwar gestrichen wird, sie jedoch nach dem Streichen noch lesbar bleiben muss. Die Korrektur wird dann in der direkt folgenden Zeile vorgenommen.
Kassenbuch = Barbestand
Das Kassenbuch sollte jederzeit die Möglichkeit eines Vergleiches zwischen dem Soll- und dem Ist- Bestand der Kasse ermöglichen. Diese Anforderung sollte schon aus dem Geschäftsinteresse des Unternehmers heraus selbstverständlich sein. Das regelmäßige Nachzählen des Barbestandes und der Abgleich mit dem Kassenbuch sind eine Kontrollmöglichkeit des Zahlungsverkehrs. Einfach gesagt: Ein Kassensturz muss jederzeit möglich sein. Das Kassenbuch kann dabei nie negative Werte annehmen. Weniger als kein Bargeld kann man nicht in der Kasse haben. Auch wenn Geld vom Bankkonto abgehoben oder auf das Konto eingezahlt wird, sind diese Vorgänge im Kassenbuch zu erfassen. Bargeldlose Zahlvorgänge, also zum Beispiel das Zahlen mit einer EC-Karte, haben keinen Einfluss auf die Barkasse und dürfen deshalb nicht im Kassenbuch erfasst werden.
Wie wird eine Privateinlage erfasst?
Jede Privateinlage oder -entnahme muss im Kassenbuch vermerkt werden. Dies hat täglich zu erfolgen. Wird privates Geld vorgeschossen und zu einem späteren Zeitpunkt aus der Barkasse des Unternehmens zurückgezahlt, so ist als Buchungsdatum das Datum der Auszahlung aus der Kasse zu nennen. Dies gilt auch, wenn auf dem Nachweis der privaten Auslage (z.B. einem Kassenbon) ein anderes Datum vermerkt ist. Das Prinzip „keine Buchung ohne Beleg“ behält auch im Zusammenhang mit Privateinlagen und -entnahmen seine Gültigkeit. Für diese Fälle werden Eigenbeläge erstellt und in die fortlaufende Nummerierung eingereiht.
Die Führung eines Kassenbuches sollte aufgrund der Vielzahl der Anforderungen auf keinen Fall auf die leichte Schulter genommen werden. Bei Fehlern im Kassenbuch drohen hohe Steuernachzahlungen. Je besser sich ein Unternehmer bei der Anlage des Kassenbuches vorbereitet, desto weniger Probleme gibt es im laufenden Betrieb und bei der Betriebsprüfung.