Zur Führung eines Kassenbuchs wird jeder Unternehmer verpflichtet, der seinen steuerpflichtigen Gewinn durch Aufstellung einer Bilanz ermittelt. Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, können freiwillig zur Kassenbuchführung übergehen. Ein Kassenbuch kann in digitaler Form oder manuell erstellt werden. An den Aufbau und den Inhalt eines Kassenbuchs knüpft der Gesetzgeber dieselben Anforderungen:
Warum muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch erstellt werden?
Dem Finanzamt ist es nicht wichtig, ob ein bilanzierender Unternehmer sein Kassenbuch digital oder in manueller Form führt. Relevant ist aber, dass das Kassenbuch den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht, damit eine fachlich visierte Person sich schnell einen Überblick über die Bargeldeinnahmen und die Bargeldausgaben verschaffen kann.
In einem ordnungsgemäßen Kassenbuch werden alle Gelder, die der Unternehmer während eines Geschäftsjahres bar vereinnahmt oder verausgabt hat, in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Außerdem muss ein Unternehmer das Kassenbuch revisionssicher für mindestens zehn Jahre nach dem Geschäftsjahr, in dem es geführt wurde, aufbewahrt werden. Dabei muss auch bei einem manuellen Kassenbuch sichergestellt werden, dass das Kassenbuch nicht im Nachhinein geändert werden kann. Die revisionssichere Aufbewahrung dient dem Zweck einer späteren Betriebsprüfung durch das Finanzamt.
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Wie ist der Aufbau eines manuellen Kassenbuchs?
Der grundsätzliche Aufbau eines manuellen Kassenbuchs weicht von dem der digitalen Variante nicht. Der Unternehmer erfasst hier alle baren Geschäftsvorfälle, die sein Betrieb im Laufe eines Jahres tätigt. Bei jedem Eintrag muss der Ersteller des Kassenbuchs – dies kann auch ein Mitarbeiter des Unternehmers sein – darauf achten, dass die Erfassung die folgenden Informationen enthält:
- Für jeden Tag wird ein Kassenblatt erstellt. Auf jedem Kassenblatt erfasst der Ersteller das aktuelle Datum.
- Das Kassenblatt beginnt mit dem Anfangssaldo und endet mit dem Endsaldo des Tages.
- Der Endsaldo des Vortages muss zwingend mit dem Anfangssaldo des laufenden Tages übereinstimmen. Dies gilt auch bei dem Jahreswechsel. Der Endsaldo des 31. Dezember ist identisch mit dem Anfangssaldo des 01. Januars.
- Der Betrag muss als Einnahme oder als Ausgabe gekennzeichnet sein. In der linken Spalte des manuellen Kassenblattes führt der Ersteller die Einnahmen auf. Analog erfasst er auf der rechten Seite die Ausgaben.
- Zu jedem Eintrag gehört auch eine Belegnummer. Bei den Einnahmen erfasst der Ersteller die Rechnungsnummer der Ausgangsrechnungen. Bei den Ausgaben ist die Nummer der Rechnung des Lieferanten maßgeblich.
- Bareinnahmen und Barausgaben werden mit ihrem Nettobetrag erfasst. Zusätzlich erhält das Kassenblatt die Währung, in welcher die Zahlung geleistet wurde. Nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung muss die Kasse einer Bilanz, die nach den Regeln des Handelsgesetzbuchs aufgestellt wurde, in Euro geführt werden.
- Zu Erklärung jeder Buchung kann der Ersteller einen erweiterten Buchungstext in das Kassenblatt einfügen. Dies ist aber nicht verpflichtend.
- Der maßgebliche Umsatzsteuersatz (7 % oder 19%) muss von dem Ersteller bei jeder Buchung vermerkt werden.
- Hinter jedes Kassenblatt heftet der Ersteller die Belege, die den Beträgen zugrunde liegen. Damit wird der Nachweis erbracht, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgte.
Sanktionen bei nicht ordnungsgemäßer Kassenbuchführung
Ein Unternehmer, der bei der Erstellung des manuellen Kassenbuchs gegen die Grundsätze einer regelkonformen Buchhaltung, handelt ordnungswidrig und kann mit Sanktionen belegt werden. Deshalb muss der Unternehmer – die Verantwortung hat er alleine – dafür Sorge tragen, dass das Kassenbuch stets durch einen sachverständigen Dritten überprüft werden kann. Das Kassenbuch sollte deshalb keine Schwarzmarkierungen, Leerzeilen und durchgestrichene Einträge enthalten.
Handelt ein Unternehmer wider den gesetzlichen Vorgaben einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung, muss er mit den folgenden Sanktionen rechnen:
- Das Finanzamt kann eine Geldbuße verhängen.
- Die Behörde ist berechtigt, Hinzuschätzungen zu dem Gewinn vorzunehmen. Die höhere Bemessungsgrundlage führt zu einer höheren Steuer.
- Gegen den Unternehmer können auch gewerberechtliche Sanktionen verhängt werden.
- Hat das Finanzamt aufgrund einer mangelhaften Kassenbuchführung den Verdacht einer Steuerhinterziehung, kann eine Freiheitsstrafe verhängt werden.
Der Kassenbestand in der Bilanz
Der Unternehmer führt das Kassenbuch als Nebenbuch der Hauptbuchführung. Den Kassensaldo überträgt der Unternehmer am Ende des Geschäftsjahres in die Bilanz.
Der Kassenbestand zählt neben dem Bankguthaben und Schecks zu den liquiden Mitteln des Unternehmens. Der Ausweis des Kassensaldos erfolgt auf der Aktivseite im Umlaufvermögen.
Zusammenfassung
Jeder Unternehmer, der nach den gesetzlichen Vorschriften eine Bilanz aufstellen muss, wird zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Die Anforderungen des Gesetzgebers lassen es auch zu, dass ein manuelles Kassenbuch erstellt wird.
Auch ein manuelles Kassenbuch muss den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen. Dies bedeutet, dass in dem Kassenbuch alle baren Geschäftsvorfälle eines Jahres in chronologischer Reihenfolge erfasst werden.
Zudem ist es erforderlich, dass der Unternehmer das Kassenbuch nach Abschluss des Geschäftsjahres, für das es erstellt wurde, revisionssicher aufbewahrt wird.
Bei der Erfassung des Kassenbuchs muss der Ersteller darauf achten, dass jeder Eintrag mit bestimmten Informationen versehen wird. Hierzu zählt die Angabe des Datums, des Umsatzsteuersatzes und eine eindeutige Belegnummer.
Weitere wichtige Informationen sind der Eintrag einer eindeutigen Belegnummer und der maßgebliche Umsatzsteuersatz (7 % oder 19%).
Bei einer nicht ordnungsgemäßen Führung des manuellen Kassenbuchs drohen z. B. Geldbußen und gewerberechtliche Sanktionen.
Der Saldo der Kasse zählt zu den liquiden Mitteln eines Unternehmens. Er wird auf der Aktivseite unter Umlaufvermögen in der Bilanz ausgewiesen.