An die Kassenbuchhaltung, also die Dokumentation der Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens, werden hohe Anforderungen gestellt, die von der Finanzverwaltung auch überaus penibel geprüft werden. Als Unternehmer tut man gut daran, diesen Anforderungen genau zu entsprechen, denn sonst können hohe Steuernachzahlungen und im schlimmsten Fall auch Strafverfahren die Folge sein. Schließlich kann das Finanzamt bei festgestellten Fehlern auch die Einnahmen schätzen, wobei es regelmäßig zu großzügig bemessenen Zuschlägen kommt.
Die Kassenbuchhaltung kann mit elektronischen Registrierkassen oder offenen Ladenkassen erfolgen. Fallstricke und Sachverhalte, die regelmäßig die Aufmerksamkeit der Finanzprüfer auf sich ziehen, gibt es in beiden Fällen. Welche das sind, erfahren Sie im folgenden Text.
Was bei elektronischen Kassensystemen besonders zu beachten ist
- Buchungen müssen richtig, vollständig, einzeln und zeitgerecht erfolgen. Die Daten müssen unveränderlich abgelegt werden und jeder einzelne Geschäftsvorfall muss elektronisch dokumentiert und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) lesbar sein.
- Geschäftsvorfälle dürfen nicht gelöscht und auch nicht so verändert werden, dass die Änderungen nicht nachvollzogen werden können. Aus diesem Grund eignen sich Excel-Tabellen nicht für die Führung von Kassenbüchern. Denn in diesem Fall werden Änderungen nicht vom Programm erfasst und sie können auch nicht dokumentiert werden.
- Kommt es zu einer Betriebsprüfung, müssen Sie den Prüfern die abgespeicherten Aufzeichnungen digital vorlegen können. Es reicht also nicht aus, wenn sie nur Papierausdrucke vorweisen können, aber über keine Dateien verfügen.
- Besonders wichtig ist, dass Sie sich an die seit 1.1.2020 geltende Belegausgabepflicht halten, das heißt, zu jedem Geschäftsvorfall dem daran beteiligten Geschäftspartner einen Beleg elektronisch oder in Papierform zur Verfügung stellen. Hat das Finanzamt in diesem Bereich Feststellungen, vermutet es nämlich regelmäßig, dass die Kassenführung insgesamt nicht ordnungsgemäß erfolgt und leitet daraufhin in der Regel eine umfassende Prüfung ein. Dies kann zu Steuernachzahlungen und schmerzhaften Hinzuschätzungen führen.
- Wichtig ist es, Bedienungsanleitung und Programmierdokumentation für die Software auf Verlangen jederzeit vorzeigen zu können, weil die Finanzbehörde bei Prüfungen die Vorlage dieser Dokumente gerne verlangt.
- Auch die Uhrzeit sollte im Kassensystem immer korrekt eingestellt sein. Anhand der Angabe auf den Belegen lässt sich nämlich feststellen, ob die Ladenöffnungszeiten eingehalten wurden oder ob es diesbezügliche Verstöße gab.
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Immer wieder auftretende Fallstricke bei Kassenbüchern in Papierform
Auch Kassenbücher in Papierform müssen Aufzeichnungen enthalten, die als solche unveränderlich sind (also zum Beispiel nicht ausradiert werden können). Sind in späterer Folge Änderungen erforderlich (was immer wieder vorkommt), müssen diese nachverfolgbar sein. Das heißt, der ursprüngliche Eintrag darf nicht unkenntlich gemacht werden, sondern ist so zu streichen, dass er noch sichtbar ist. Daneben ist der neue Eintrag anzubringen und von demjenigen, der die Änderung vorgenommen hat, abzuzeichnen.
Ein Kassenbuch muss, wie der Name schon sagt, gebunden sein, sodass es nicht möglich ist, Einzelseiten unbemerkt zu ersetzen.
Auch hier ist die zehnjährige Archivierungsdauer einzuhalten, wobei über den gesamten Zeitraum sichergestellt sein muss, dass die Einträge lesbar sind. Dies erfordert, dass ein ausreichender Schutz des Kassenbuchs gegen schädigende Umwelteinflüsse vorhanden ist.
Wichtig ist schließlich, dass Sie die Eintragungen im Kassenbuch grundsätzlich täglich, spätestens jedoch am Folgetag vornehmen – und auch das nur in Ausnahmefällen. Dies wird von den Finanzbehörden regelmäßig geprüft.
Punkte, welche die Finanzverwaltung regelmäßig beanstandet
- Fehlen jeglicher Korrekturen
- Kassenbücher, die überhaupt keine Ausbesserungen enthalten, kommen der Finanzbehörde häufig verdächtig vor und sind dann Grund weiterer Nachforschungen.
Privatentnahmen oder Privateinlagen
Verdächtig erscheint es Prüfern auch, wenn in Kassenbüchern keinerlei Entnahmen aus dem Betriebsvermögen oder keine Privateinlagen aufscheinen. Sind Entnahmen oder Einlagen getätigt worden, fehlen allerdings Belege dazu, stellt dies einen schweren Mangel in der Kassenführung dar.
Bestandsprüfung und Zählprotokoll
Bei der Verwendung von einfachen Ladenkassen sollte ein täglicher Abgleich zwischen tatsächlichem Geldbestand und dem im Kassenbuch aufscheinenden Wert erfolgen. Es sollte also eine Zählung der Barmittel vorgenommen werden. Erfolgt eine solche nicht, zieht dies die Aufmerksamkeit der Betriebsprüfer auf sich.
Führen müssen Sie die Kassenbücher auf den Cent genau. Findet die Finanzbehörde bei der Prüfung immer wieder glatte Euro- Beträge im Kassabuch vor, unterstellt sie erfahrungsgemäß, dass der Kassenbestand nicht wie vorgesehen täglich durch Zählung ermittelt wurde.
Daher sollte man ausnahmslos nach jeder Zählung ein Zählprotokoll erstellen. Gegenüber dem Finanzamt kann mit einer solchen Aufstellung nämlich der Nachweis geführt werden, dass der Kassenbestand regelmäßig überprüft wurde. Das Fehlen derartiger Protokolle zieht jedenfalls die Aufmerksamkeit der Prüfer auf sich.
Schriftbild
Sind Kassenberichte in einem erkennbar einheitlichen Schriftbild verfasst, vermutet die Finanzbehörde regelmäßig, dass die Berichte nachträglich erstellt wurden und intensiviert die diesbezüglichen Prüfungshandlungen.