Was wird in einem Kassenbuch erfasst?
Das Kassenbuch nimmt alle Bareinnahmen und Barausgaben auf, die in einem Unternehmen während eines Geschäftsjahres getätigt werden. Der Saldo, der am Jahresende durch Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ermittelt wird, stellt neben dem Bankguthaben und den Schecks die liquiden Mittel eines Unternehmens dar. Die liquiden Mittel gehören zum Umlaufvermögen und sind in der Bilanz auszuweisen.
Welche Anforderungen müssen für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung erfüllt werden?
Wegen seiner Funktion als Teil einer ordnungsgemäßen Buchführung stellt der Gesetzgeber hohe Anforderungen an die Erstellung des Kassenbuchs. Neben einer Abgrenzung der Einnahmen und der Ausgaben, muss der Ersteller das Datum vermerken, an dem die Einnahme oder Ausgabe getätigt wurde. Zur einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung zählen außerdem die folgenden Angaben:
- Belegnummer, dies kann z. B. die Rechnungsnummer sein
- Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag
- Umsatzsteuersatz (7 % oder 19%)
- Anfangssaldo und Endsaldo
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In welcher Form muss das Kassenbuch geführt werden?
Hinsichtlich der Form des Kassenbuchs kann der Unternehmer zwischen den zwei folgenden Varianten wählen:
Das manuelle Kassenbuch
Das manuelle Kassenbuch wird auf einer entsprechenden Kassenblattvorlage erstellt. Wichtig ist, dass auf jedem Kassenblatt der Anfangssaldo genannt wird. Der Anfangssaldo entspricht in der Regel dem Endsaldo des Vortages. Ein Kassenbuch, das zum ersten Mal geführt wird, beginnt mit dem Anfangssaldo 0,00 Euro.
Das manuelle Kassenbuch besteht aus zwei Hauptspalten. In der ersten Spalte listet der Ersteller alle Einnahmen auf. Die rechte Spalte enthält alle Zahlungen, die von dem Unternehmen in bar geleistet wurden. Zusätzlich erfasst der Ersteller des Kassenbuchs das Datum, an dem das Geld vereinnahmt oder verausgabt wurde.
Die Beträge müssen vollständig sein und in chronologischer Reihenfolge erfasst werden. Weil – anders als bei der digitalen Varianten – bei der händischen Erfassung die Daten nicht automatisch in der zeitlich richtigen Reihenfolge aufgeführt werden, muss der Ersteller dies besonders im Fokus haben.
§ 146 Absatz 1 AO (Abgabenordnung) gibt dem Führer des Kassenbuchs vor, dass die Einträge zeitnah zu erfassen sind. Hat der Unternehmer z. B. eine Rechnung in bar bezahlt, sollte sich dieser Vorgang spätestens am nächsten Tag in seinem Kassenbuch wiederfinden.
Das manuell geführte Kassenbuch muss der Unternehmer vor einer nachträglichen Änderung schützen. Neben der Revisionssicherheit muss der Unternehmer die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beachten. Für Kassenbücher hat der Gesetzgeber eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vorgeschrieben. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, für welches das Kassenbuch erstellt wurde.
§ 145 AO bestimmt, dass das Kassenbuch so geführt wird, dass eine sachkundige dritte Person sich in einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Bargeschäfte des Unternehmens verschaffen kann.
Der Ordnungsmäßigkeit eines korrekt geführten Kassenbuchs entspricht es, wenn der Ersteller keine Buchung ohne den entsprechenden Beleg vornimmt. Um diesen Grundsatz zu beachten, sollten die Beleg immer direkt hinter dem Kassenblatt des aktuellen Tages geheftet werden.
Das digitale Kassenbuch
Für die Erstellung eines digitalen Kassenbuchs gelten dieselben Anforderungen wie bei der Erstellung eines manuell geführten Kassenbuchs. In beiden Fällen ist darauf zu achten, dass das Kassenbuch keine fehlerhaften Einträge enthält.
Zu den typischen Fehlern einer Kassenbuchführung zählen z. B. die Erfassung von Bargeldeinzahlungen oder Bargeldauszahlungen auf oder von dem Geschäftskonto. Hier muss beachtet werden, dass sich die Buchung nicht nur in der Bank, sondern auch im Kassenbuch auswirkt. Eine Bargeldauszahlung vom Konto stellt eine Privatentnahme in der Kasse da. Diese muss unter den Einnahmen aufgeführt werden. Analog verhält es sich mit einer Einzahlung auf dem Geschäftskonto. Diese ist in dem Kassenbuch als Ausgabe zu erfassen.
Ein weiterer Fehler, der bei der Führung des Kassenbuchs umgehend behoben werden sollte, ist die Kassendifferenz.
Der Ersteller des digitalen Kassenbuchs profitiert davon, dass er diese typischen Fehler in der Kassenbuchführung leichter korrigieren kann.
Kassenbuchführung mit einem Online Tool
Nützliche Unterstützung erhält ein Ersteller des Kassenbuchs, wenn er für die Einträge auf die Unterstützung eines Online-Tools zurückgreift. Hier besteht u.a. die Möglichkeit, unter mehreren Kassenbuchvorlagen zu wählen.
Der Gewinn einer Kassenbuchführung, die mit einem Online-Tool erstellt wird, besteht darin, dass der Mitarbeiter und der Unternehmen Zugang zu der Cloud haben und das Kassenbuch, das Kassenzählprotokoll oder den Kassenbericht separat einsehen können.
Zusammenfassung
Die Kassenbuchführung stellt eine Nebenbuchführung zur Finanzbuchführung dar. Es gibt einem sachkundigen Dritten Auskunft über die Einnahmen und die Ausgaben, die über den Zeitraum von einem Jahr in dem Unternehmen angefallen sind.
An die Erstellung des Kassenbuchs knüpft der Gesetzgeber hohe Anforderungen. Neben dem Betrag der Vereinnahmung oder Verausgabung müssen z. B. der Nettobetrag und der Umsatzsteuersatz in dem Kassenbuch genannt werden.
Wichtig sind überdies auch der Vermerk einer eindeutigen Belegnummer und der Eintrag des Endsaldos. Fehlen diese Angaben oder gehen aus der Erstellung des manuellen oder des digitalen Kassenbuchs andere Fehler hervor, sollten diese umgehend korrigiert werden. Stellt das Finanzamt z. B. eine Kassendifferenz fest, kann es den Unternehmer mit einer Hinzuschätzung zum Gewinn bestrafen.
Von Vorteil ist auch die Nutzung eines Online Tools. Der Ersteller spart viel Zeit dadurch, dass er auf die zahlreichen Funktionen des Tools zurückgreifen kann.