Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

Die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung

Kaufleuten wird die Pflicht auferlegt, am Jahresende eine Bilanz aufzustellen, aus welcher hervorgeht, wie sich das Vermögen und die Schulden des Unternehmens zusammensetzen. Zu der Verpflichtung des Kaufmanns gehört gemäß § 146 Abgabenordnung auch die Aufgabe, für alle Umsätze (Einnahmen und Ausgaben) eine Einzelfertigung aufzustellen.

Für die Erfassung jener Beträge, die bar vereinnahmt oder verausgabt werden, folgt aus der gesetzlichen Vorschrift die Erstellung eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs.

Die Führung des Kassenbuchs ist für Kaufleute verbindlich vorgeschrieben, weil in einigen Branchen – z. B. im Einzelhandel oder in der Gastronomie – häufig Einnahmen unterschlagen werden. Bei der ordnungsgemäßen Führung eines Kassenbuchs ist dies nicht mehr möglich.

Freiberufler und Unternehmer, die ihre Einnahmen aus einer selbstständigen Tätigkeit erzielen, können selbst entscheiden, ob sie eine Kasse führen oder nicht. Sie profitieren z. B. davon, dass sie einfach und sicher auf jeden Umsatz eines Jahres zugreifen können. Zudem haben auch sie – im Falle einer Betriebsprüfung – den von dem Betriebsprüfer verlangten Beleg umgehend parat.

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Grundsätze einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung

Neben einem chronologischen Aufbau und Informationen, die bei jeder Einnahme und jeder Ausgabe hinzugefügt werden müssen (z.B. das Datum, die Belegnummer oder Umsatzsteuersatz) zählt zu einer ordnungsgemäßen Buchführung insbesondere die Beachtung der folgenden Grundsätze:

  • § 238 Absatz 2 HGB (Handelsgesetzbuch) schreibt dem Unternehmer vor, dass das Kassenbuch immer in der richtigen zeitlichen Reihenfolge geführt wird. Auch die Vollständigkeit ist ein Gebot, dass der Unternehmer zwingend einhalten muss.
  • Die Kassenbuchführung muss revisionssicher sein. Dies gilt gleichermaßen für das manuell erstellte Kassenbuch und die digitale Variante. Weder ein Unternehmer selbst noch eine andere Person – z.B. ein Mitarbeiter – darf die Möglichkeit haben, die Einträge im Nachhinein zu ändern. Es widerspricht z. B. den gesetzlichen Bestimmungen, dass ein Kassenbuch in Papierform Leerzeilen enthält.
  • Zum Zwecke einer späteren Nachprüfung durch die Finanzbehörden hat die Gesetzgebung die Aufbewahrungsfristen eingeführt. Für das Kassenbuch sieht § 257 Absatz 1 HGB in Verbindung mit Absatz 4 eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren vor. Erst nach diesem Zeitraum darf ein Kassenbuch vernichtet werden.
  • Um die Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, sollte der Unternehmer das Kassenbuch revisionssicher archivieren.
  • § 146 AO gibt dem Unternehmer vor, dass er die Einnahmen und Ausgaben aus den Bargeschäften zeitnah erfassen soll. Dies bedeutet, dass eine Einnahme oder eine Ausgabe spätestens am Tag danach in dem Kassenbuch erfasst wird. Die zeitnahe Erfassung dient dem Unternehmer gleichzeitig als Nachweis dafür, dass er das Kassenbuch nicht manipuliert hat.
  • Aus § 145 AO geht hervor, dass ein Kassenbuch verständlich geführt werden muss. Der Unternehmer muss die Eintragungen so vornehmen, dass ein sachkundiger Dritter sich ohne Schwierigkeiten einen Überblick über die täglichen Geschäftsvorfälle des Unternehmens verschaffen kann.
  • Ein Kassenbuch, das nach den Bestimmungen des Handelsrechts aufgestellt wird, muss in deutscher Sprache verfasst sein. Bei der Verwendung einer anderen Sprache ist das Finanzamt berechtigt, eine Übersetzung in deutscher Sprache zu verlangen. Eventuell benutzte Abkürzungen müssen auf Nachfrage erklärt werden.
  • § 238 HGB ist die Grundnorm einer ordnungsgemäßen Buchhaltung. Hiernach darf der Ersteller einer Buchführung keine Buchung ohne den entsprechenden Beleg vornehmen. Das gilt auch für die Kassenbuchführung.
  • Letztlich besteht für die Kassenbuchführung eine Einzelaufzeichnungspflicht. Dies bedeutet, dass der Unternehmer, oder die von ihm beauftragte Person, alle Beträge einzeln aufführen muss. Zusammenfassungen sind ebenso wenig erlaubt wie Saldierungen.

Welche typischen Fehler sollten vermieden werden?

  • Fehler in der Buchführung können dazu führen, dass ein Kassenbuch nicht den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. Zu den typischen Fehlern gehören die folgenden Unregelmäßigkeiten:
  • Privatentnahmen vom Geschäftskonto werden nicht als Privatentnahme in der Kasse erfasst.
  • Die Kassenbuchführung in einem Tabellenkalkulationsprogramm ist unzulässig, da die Einträge im Nachhinein wieder geändert werden können. Damit kann die Revisionssicherheit nicht sichergestellt werden.
  • Die einzelnen Tage enthalten keine Anfangs- und keinen Endsaldo. So ist es unmöglich den tatsächlichen Kassenbestand nachzuverfolgen.
  • Kassendifferenzen werden nicht sofort geklärt. Der Kassenbestand im Kassenbuch muss zwingend mit dem Kassenbestand in der tatsächlichen Kasse übereinstimmen.
  • Die Belege, die den Eintragungen im Kassenbuch zugrunde liegen, werden dem Kassenbuch nicht beigefügt.

Zusammenfassung

Die Pflicht zur Erstellung eines Kassenbuchs ergibt sich aus § 146 Abgabenordnung. Sie trifft jeden Unternehmer, der eine Bilanz aufstellen muss. Nicht buchführungspflichtige Unternehmer (z.B. ein Einzelunternehmen oder ein Kleingewerbetreibender) können freiwillig ein Kassenbuch führen.

Die Pflicht zur Erstellung einer Bilanz beinhaltet auch die Anfertigung eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs. Wer freiwillig ein Kassenbuch führt, muss sich an die gesetzlichen Vorgaben halten.

Zu einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung gehört auch die Einhaltung der Grundsätze, die der Gesetzgeber in verschiedenen Rechtsvorschriften vorgibt.

Das Kassenbuch muss chronologisch geführt und vollständig sein.

Ein sachkundiger Dritter muss sich problemlos einen Überblick über die Geschäftsvorfälle des Unternehmens verschaffen können.

Das Kassenbuch muss revisionssicher für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

Der Grundsatz, dass keine Buchung ohne Beleg erfolgen darf, muss auch bei der Kassenbuchführung beachtet werden.

Typische Fehler müssen vermieden oder korrigiert werden. Hierzu zählt z. B. die Nichtklärung von Kassendifferenzen oder die Nichterfassung einer Privatentnahme.

Außerdem muss bei der Erstellung der Kasse die Einzelaufzeichnungspflicht beachtet werden.