Für gewerbliche Unternehmen schreibt der deutsche Gesetzgeber im Handelsrecht verbindlich die Aufstellung einer Bilanz vor, wenn der Betrieb bestimmte Umsatzgrenzen oder Gewinngrenzen überschreitet. Zu den Pflichten, die dem Unternehmer dann auferlegt werden, gehört auch die Führung eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs.
Wozu dient ein Kassenbuch?
In dem Kassenbuch trägt der Unternehmer die Gelder ein, die er bar vereinnahmt oder verausgabt. Der deutsche Gesetzgeber hat mit der Verpflichtung zu einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung besonders in den Branchen eine Vorsichtsmaßnahme getroffen, in denen Barzahlungen an der Tagesordnung sind. Die im Handelsrecht geregelten Vorschriften tragen dazu bei, dass keine Umsätze verschwiegen werden und der Unternehmer nur die Ausgaben gewinnmindernd geltend macht, die tatsächlich betrieblich veranlasst sind.
Für die Führung eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs hält der Unternehmer – oder der mit der Kassenbuchführung beauftragte Mitarbeiter – alle Einzahlungen und Auszahlungen – fest. Nicht relevant ist, ob die Eintragungen schriftlich oder digital erfolgen. Charakteristisch ist aber die Kontoform, bei der der Ersteller des Kassenbuchs die Einnahmen auf der linken und die Ausgaben auf der rechten Seite erfasst.
Für die Führung eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs müssen darüber hinaus noch weitere Aspekte bedacht werden.
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Welche Aspekte müssen bei der Kassenbuchführung beachtet werden?
Unternehmer, die zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet sind oder dies freiwillig tun – z. B. Freiberufler -, müssen bei der Erstellung einen strikten Aufbau beachten.
- Aus jedem Eintrag muss hervorgehen, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt. Wird z. B. eine Rechnung bar bezahlt, trägt der Ersteller den Rechnungsbetrag in der linken des Kassenblatts ein und fügt das Datum hinzu, an dem das Geld geflossen ist. Für den Eintrag im Kassenbuch ist es dagegen nicht relevant, welches Rechnungsdatum der Beleg enthält.
- Eine weitere wichtige Information liefert dem Leser des Kassenbuchs die Zuordnung einer eindeutigen Belegnummer zu dem Eintrag. Hierfür eignet sich am besten die Rechnungsnummer.
- Alle Einnahmen und Ausgaben werden mit Ihrem Nettobetrag erfasst. Den anzuwendenden Steuerbetrag (7% oder 19%) weist der Ersteller in einem separaten Feld des Kassenblatts aus.
- Im § 238 Absatz 2 HGB (Handelsgesetzbuch) ist festgelegt, dass alle Einträge in der zeitlich richtigen Reihenfolge erfasst werden. Außerdem muss der Ersteller darauf achten, dass er keine Einzahlung und keine Auszahlung vergisst.
- Auf jedem Kassenblatt wird zunächst der Anfangssaldo ermittelt. Dieser ist mit dem Endsaldo des vorangegangenen Tages identisch. Der Kassenbestand des aktuellen Tages ermittelt sich, durch Hinzurechnung der Einnahmen und dem Abzug der Ausgaben. Bei der Berechnung hat der Ersteller immer im Blick, dass der Tagesendsaldo positiv sein muss.
- Die revisionssichere Aufbewahrung des Kassenbuchs eines abgeschlossenen Geschäftsjahres zählt ebenfalls zu den Pflichten, die bei der Führung eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs zu beachten sind. Wichtig ist, dass nachträglich keine Einträge mehr geändert werden können und dass der Unternehmer dem Finanzamt für zehn Jahre den Zugang zu diesem Kassenbuch ermöglicht.
Welche Alternativen stellt die Kassenbuchführung zur Verfügung?
Weder der Gesetzgeber noch das Finanzamt machen dem Unternehmer Vorschriften über die Form des Kassenbuchs. Neben der Möglichkeit der händischen Erfassung kann ein Unternehmer das Kassenbuch digital führen oder sich von einem Kassenbuch-Tool unterstützen lassen.
Wird das Kassenbuch manuell geführt, müssen die gleichen gesetzlichen Vorschriften beachtet werden, die bei der Verwendung einer digitalen Vorlage Anwendung finden. Dies bedeutet, dass jede Buchung neben dem Betrag mit dem Datum und einer fortlaufenden Nummer gekennzeichnet ist. Außerdem darf bei der händischen Erfassung der Bargeldeinnahmen und der Bargeldausgaben auch nicht außer Acht gelassen werden, dass der Nettobetrag und der Umsatzsteuersatz separat ausgewiesen werden.
Mit Verwendung einer digitalen Vorlage, kann der Unternehmer einen Vorteil für sich verbuchen. Er profitiert davon, dass er Fehler leichter korrigieren kann.
Alternativ lässt die Finanzverwaltung die Kassenbuchführung auch mit Unterstützung eines geeigneten Tools zu. Diese Variante ist besonders für den Unternehmer von Vorteil, der einen Mitarbeiter mit der Erstellung des Kassenbuchs beauftragt. In diesem Fall können beide auf eine Cloud zugreifen und gleichzeitig das Kassenzählprotokoll, den Kassenbericht oder das Kassenbuch einsehen.
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Welche Auswirkungen hat eine fehlerhafte Kassenbuchführung?
Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung setzt immer voraus, dass das Kassenbuch fehlerfrei ist. Typische Fehler sollten umgehend nach dem Erkennen erkannt werden.
Zu den typischen Fehlern rechnet z. B. die Nichterfassung einer Geldabhebung vom Geschäftskonto. Wird der Betrag für einen privaten Anlass verwendet, muss die Privatentnahme auch auf dem Kassenblatt vermerkt werden.
Darüber hinaus sollte der Ersteller des Kassenbuchs darauf achten, dass er keine Erfassung ohne den entsprechenden Beleg vornimmt. Um dieses gleich von vornherein auszuschließen, werden die Belege direkt hinter das Kassenblatt geheftet, auf dem die betreffenden Beträge vermerkt sind.
Missachtet ein Unternehmer das Gebot, Fehler in der Kassenbuchführung zu korrigieren, muss er mit verschiedenen Sanktionen rechnen.
Das Finanzamt ist nicht nur berechtigt, dem Unternehmer eine Geldbuße aufzuerlegen. Es kann auch gewerberechtliche Sanktionen verhängen oder eine Hinzuschätzung zum Gewinn vornehmen. Die Erhöhung der Bemessungsgrundlage erhöht auch die Steuern, die der Unternehmer bezahlen muss.
Schlimmstenfalls droht dem Unternehmer eine mehrjährige Haftstrafe. Dies ist dann der Fall, wenn das Finanzamt bei einem Fehler in der Kassenbuchführung berechtigte Anzeichen für eine Steuerhinterziehung erkennt.