Die Führung von Kassenbüchern hat den Zweck, die Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens zu dokumentieren. Dies kann durch eine einfache Ladenkasse verbunden mit Aufzeichnungen in Papierform oder durch die Verwendung elektronischer Kassensysteme erfolgen.
Im Bereich der elektronischen Kassenführung gab es in den letzten Jahren einige gesetzliche Neuerungen. Diese betreffen technische und inhaltliche Anforderungen an die Aufzeichnungssysteme, sehen erweiterte Befugnisse für die Finanzverwaltung im Bereich der Betriebsprüfung vor und haben eine Belegausfolgepflicht eingeführt. Grund dieser Verschärfungen ist die Feststellung der Finanzverwaltung, dass elektronische Kassensysteme immer wieder manipuliert wurden. Einen Überblick über diese Neuerungen finden Sie im vorliegenden Artikel.
Anwendungsbereich
Die im folgenden dargestellten Bestimmungen gelten für elektronische Aufzeichnungssysteme, worunter computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen zu verstehen sind. Nicht erfasst von den Bestimmungen sind Dienstleistungsautomaten, Fahrscheindrucker, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geld- und Warenspielgeräte, elektronische Buchhaltungsprogramme, sowie Geld- und Fahrscheinautomaten.
Eines sei noch vorweg gesagt, weil es diesbezüglich immer wieder Missverständnisse gibt: Auch nach den letzten rechtlichen Neuerungen gibt es keine Verpflichtung, eine elektronische Kasse zu führen – auch nicht bei Überschreiten irgendwelcher Umsatzschwellen. Daher kann man weiterhin eine offene Ladenkasse führen, auch wenn immer wieder das Gegenteil behauptet wird.
Grundlegende Kassenrichtlinie für moderne Kassen
Diese vom Bundesministerium der Finanzen im Jahr 2010 veröffentlichte Richtlinie sieht vor, dass Kassensysteme, die zwischen dem 26.11.2010 und dem 31.12.2019 angeschafft wurden und nicht aufrüstbar sind, wie es das Kassengesetz vorsieht (siehe dazu weiter unten) nur bis zum 31.12.2022 verwendet werden dürfen. Bis zu diesem Datum ist es also notwendig, diese alten Kassensysteme zu erneuern.
Beachte: PC-Kassen, die sich nicht aufrüsten lassen, sowie nicht umstellbare Registrierkassen, die vor dem 26. November 2010 erworben wurden, waren bereits bis spätestens 31. Dezember 2019 auszutauschen.
Kassengesetz und Kassensicherungsverordnung
Das Kassengesetz ermächtigt die Finanzbehörden, unangekündigte Kassennachschauen vorzunehmen. Diese Prüfbefugnis besteht unabhängig davon, ob man eine elektronische Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse verwendet.
Kassengesetz und Kassensicherungsverordnung sehen zudem Verschärfungen vor, deren Ziel es ist, nachträgliche Manipulationen bei Kassenvorgängen mit steuerlicher Bedeutung so weit wie möglich zu erschweren.
TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
Ursprünglich war geplant, dass ab dem 1.1.2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) eingesetzt werden muss, wenn ein Unternehmen ein neues Kassensystem implementiert. TSE soll die Installation von Software verhindern, mit deren Hilfe Umsätze manipuliert (in der Praxis reduziert) werden können. Dies erfolgt dadurch, dass bei jedem Kassenvorgang Daten gesichert und abspeichert werden, welche die Finanzverwaltung dann überprüfen kann. Für die Zertifizierung der TSE ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zuständig.
Die Frist zur Umsetzung war aber wohl zu ambitioniert gewählt. So kam es, dass zunächst die Nichtbeanstandung einer fehlenden Umsetzung der TSE-Implementierung bis zum 30.9.2020 festgesetzt wurde, dann wurde dieser Stichtag – zunächst durch einige Bundesländer – noch einmal verlegt, nämlich auf den 31.3.2021.
Die Verlängerung wurde allerdings an Voraussetzungen geknüpft. So wird verlangt, dass der Unternehmer die nachzurüstende zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung spätestens an einem bestimmten Stichtag bestellt bzw. beauftragt haben muss, oder dass eine Cloud-basierte Sicherheitseinrichtung (wenn eine solche zum Einsatz gelangen soll) an diesem Tag noch nicht verfügbar ist.
Separate Transaktionserfassung
Ebenfalls mit den oben angeführten Umsetzungszeitpunkten wurde geregelt, dass jeder Kassenzugriff in einer separaten Transaktion erfasst werden muss.
Belegausgabepflicht
Die Belegausgabepflicht bei elektronischen Aufzeichnungssystemen ist wie geplant mit 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Belege sind dem Kunden oder Geschäftspartner elektronisch oder in Papierform zur Verfügung zu stellen. In digitaler Form kann der Beleg zum Beispiel per E-Mail oder dadurch ausgefolgt werden, dass mit Zustimmung des Kunden ein auf dem Kassen-Display angezeigter QR-Code eingescannt werden kann. Mitnehmen muss der Kunde den Beleg übrigens nicht, der Unternehmer muss den Beleg nur anbieten.
In diesem Zusammenhang ein wichtiger Hinweis: Man sollte die Belegausgabepflicht immer ernst nehmen. Denn es ist damit zu rechnen, dass die Finanzbehörde, wenn sie eine unterbliebene Belegausgabe feststellt, daraus den Verdacht ableiten wird, dass die Kassenführung insgesamt nicht ordnungsgemäß erfolgt. Dann drohen eingehende Prüfungen mit der Gefahr, dass es zu Hinzuschätzungen, Steuernachzahlungen und unter Umständen sogar Strafzahlungen kommt.
In bestimmten Fällen kann man übrigens, wenn die Belegausfolgung aufgrund der Art der Geschäftstätigkeit oder der besonderen Umstände nicht zumutbar und praktikabel ist, einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen. Dies ist zum Beispiel für Verkaufsstände auf Märkten oder Volksfesten relevant.