Die Funktion eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs
Gemäß § 242 Handelsgesetzbuch (HGB) muss jeder Kaufmann zum Ende seines Geschäftsjahrs eine Schlussbilanz aufstellen. Teil dieser Schlussbilanz sind die liquiden Mittel, die sich aus einem positiven Banksaldo und einem Kassenbestand zusammensetzen.
Während aus dem Bankkonto alle unbaren Ein- und Auszahlungen hervorgehen, führt ein Unternehmer, den das Gesetz zur Kassenbuchführung verpflichtet, hier alle Bargeldeinnahmen und alle Bargeldausgaben in der zeitlich korrekten Reihenfolge auf.
Neben dem Erfüllen der handelsrechtlichen Vorgabe kann jeder Unternehmer, der ein Kassenbuch führt, einen vorteilhaften Nutzen aus seinen Aufzeichnungen ziehen. Er verschafft sich einen kompletten Überblick über alle Bargeschäfte, die er im Laufe eines Geschäftsjahres abgewickelt hat.
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In welchen Fällen ist die Führung eines Kassenbuchs Pflicht?
Für bestimmte Berufsgruppen hat der deutsche Gesetzgeber die Erstellung eines Kassenbuchs freigestellt, Von der Verpflichtung nicht betroffen sind insbesondere die nicht gewerblich tätigen Unternehmer. Sie erzielen Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit und ermitteln ihren Gewinn durch Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und der Betriebsausgaben. Weil sie keine Bilanz aufstellen müssen, müssen sie auch nicht zwingend ein Kassenbuch führen.
Gewerbetreibende Unternehmer müssen in jedem Fall ein Kassenbuch führen, wenn das Handelsrecht ihnen vorgibt, ihre Firma im Handelsregister eintragen zu lassen.
Für ein Einzelunternehmen besteht keine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister. Trotzdem kann auch für die Firma eine Buchführungspflicht bestehen, wenn die Einzelfirma einen Gewinn von über 60.000 Euro erzielt hat oder in einem Geschäftsjahr einen Umsatz von 600.000 Euro generieren konnte. Diese Grenzen sind im § 141 Abgabenordnung manifestiert.
Für Kleingewerbetreibende besteht dagegen keine Pflicht zur Erstellung eines Kassenbuchs. Stellen sie ihre Einnahmen in einer geordneten Aufstellung ihren Ausgaben gegenüber, können aber auch sie davon profitieren, dass die ihre Bargeldtransfers fest im Blick haben.
Inhalt und Form eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs
An den Inhalt und an die Form eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs stellt der Gesetzgeber hohe Anforderungen, die der Ersteller des Kassenbuchs umsetzen muss. Nicht bedeutsam ist es dagegen, ob das Kassenbuch händisch oder in digitaler Form geführt wird.
Ein Kassenbuch beginnt immer mit dem Tagesanfangssaldo. Bei der erstmaligen Verwendung des Kassenbuchs lautet dieser 0,00 Euro. Da ein Kassenbestand niemals negativ sein kann, muss als Erstes eine Einnahme erfolgen. Diese kann in der Bezahlung einer Ausgangsrechnung oder in der Einlage des Unternehmers bestehen.
Einnahmen und Ausgaben führt der Ersteller des Kassenbuchs getrennt voneinander auf. Am Ende eines Tages ermittelt der Ersteller den Endsaldo. Auch dieser muss auf einen positiven Betrag lauten.
Für den Übertrag auf den nächsten Tag achtet der Ersteller des Kassenbuchs darauf, dass der Schlusssaldo des Vortages mit dem Anfangssaldo des laufenden Tages übereinstimmt. Dann beginnt das Spiel von vorne.
Für einen Inhalt, der den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung entspricht, reicht es nicht aus, auf der einen Seite nur die Einnahmen und auf der anderen Seite die Ausgaben aufzulisten. Jedem Betrag müssen die folgenden Informationen hinzugefügt werden:
- Das Datum, an dem der Betrag vereinnahmt oder verausgabt wurde. Hierbei kommt es nicht auf das Belegdatum an. In Kasse führt der Ersteller das Datum auf, an dem die Zahlung geleistet wurde.
- Jedem Beleg muss der Ersteller ein unverkennbares Belegdatum zuordnen. Am besten eignet sich hierfür das Rechnungsdatum.
- Zusätzlich kann jede Buchung mit einem erklärenden Text versehen werden. Hierzu besteht aber keine gesetzliche Verpflichtung.
- Bei dem in der Kasse aufgeführten Betrag handelt es sich um den Nettobetrag. Daneben vermerkt der Ersteller, den Umsatzsteuersatz, der in der Rechnung aufgeführt ist. Hierbei kann es sich um den regulären Steuersatz (19%) oder den ermäßigten Steuersatz (7%) handeln. Zusätzlich wird auch der Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen.
Wichtig ist, dass der Ersteller immer vor Augen hat, dass er keine Buchung ohne den entsprechenden Beleg vornimmt. Diesen muss der Unternehmer auf Verlangen der Finanzbehörde (z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung) vorlegen.
Fehlerberichtigung im Kassenbuch
Auch bei der Erstellung eines Kassenbuchs – ob händisch oder digital – können Fehler passieren. Unternehmer, die digitale Variante wählen, profitieren davon, dass sie diesen leichter wieder ausbügeln können.
Während bei dem Kassenbuch, das per Hand erstellt wurde, das gesamte Kassenblatt neu erstellt werden muss, gibt es bei dem digitalen Kassenbuch andere Lösungen.
Bei der Korrektur eines falschen Betrages oder einer falschen Information (z. B. wurde das falsche Datum aufgeführt) muss der Ersteller darauf achten, dass die Korrektur für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar ist.
Zusammenfassung
Jeder Kaufmann im Sinne des HGB ist dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.
Wer ein Kassenbuch auf freiwilliger Basis erstellt, profitiert davon, dass er alle Bargeldein- und auszahlungen auf einem Blick vorliegen hat.
Das Kassenbuch kann händisch oder digital erstellt werden. Darüber hinaus muss es zu jeder Einnahme und jeder Ausgabe notwendige Informationen enthalten.
Außer dem Datum ist es besonders wichtig, dass der Nettobetrag, der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag separat aufgeführt werden.
Auch muss die für die Anfertigung des Kassenbuchs verantwortliche Person sicherstellen, dass der Endsaldo des Vortages mit dem Anfangssaldo des laufenden Tages übereinstimmt.
Fehler im Kassenbuch können korrigiert werden. Der Ersteller muss jedoch darauf achten, dass die Korrekturen für eine sachverständige dritte Person (z.B. den Finanzbeamten) nachvollziehbar ist.