Das Kassenbuch ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen. Es beschreibt ein Hauptbuch, dass alle Vorgänge der Barzahlung eines Unternehmens darlegt. Hierbei erfasst das Kassenbuch alle Barauszahlungen, Bareinzahlungen, Entnahmen sowie Einlagen. Die Führung des Buches dient der Ermittlung des Kassenbestandes.
Warum führt ein Unternehmen ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch soll sicherstellen. dass das Unternehmen keine Steuern hinterzieht oder Umsätze unterschlägt. Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen zur Kassenbuchführung. Vor allem Unternehmen mit hohen Umsätzen an Bargeld sollen diese mittels Kassenbuch aufzeigen, da der Staat die Einnahmen zur Berechnung der Umsatzsteuer zu Grunde legt.
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Wer ist verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?
Ist ein Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet, so besteht auch die Pflicht zur Nutzung eines Kassenbuches. Im Handelsregister eingetragene Betriebe sowie Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Betrieb leiten, müssen ebenfalls ein Kassenbuch nutzen. Unternehmen können auch freiwillig mit einem Kassenbuch arbeiten. Das ermöglicht einen optimalen Überblick über die Kassenvorgänge.
Muss man ein Kassenbuch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung verwenden?
Dem Grunde nach muss in diesem Fall keine Kassenbuchführung erfolgen. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist dem Finanzamt vorzulegen, wenn beispielsweise eine freiberufliche Tätigkeit ausgeübt wird. Es kommt jedoch zu einer Verpflichtung zur Führung des Buches, wenn man die Einnahmen fast ausschließlich durch Bareinnahmen erwirtschaftet. Auch bei der freiwilligen Nutzung sind Unternehmen verpflichtet, die Anforderungen zu erfüllen und alle Regeln zur ordnungsgemäßen Buchführung zu befolgen. Das trifft vor allem auf folgende Berufe beziehungsweise Branchen zu:
- Gastronomie
- Kioskbetreiber
- Friseure
- Einzelhändler
Wie führt man ein Kassenbuch richtig?
Es gibt einige Anforderungen, die Unternehmer im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung einhalten müssen. Das ist wichtig, damit das Finanzamt die Führung des Kassenbuches als vorschriftsmäßig beurteilt. Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) stellen die rechtlichen Grundlagen dar. Der wichtigste Grundsatz lautet: Alle Geschäftsbewegungen müssen richtig, vollständig, einzeln, geordnet und zeitgerecht erfasst werden. Was bedeutet das im Detail?:
- Einzelaufzeichnungspflicht: Alle Vorgänge müssen einzeln dargelegt werden.
- umgehende Erfassung: Barausgaben und -einnahmen sind täglich zu erfassen
- Nachvollziehbarkeit: Dritte, wie zum Beispiel das Finanzamt oder der Steuerberater, müssen das Entstehen und Abwickeln der Geschäftsvorfälle nachvollziehen können
- Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit: Unabhängig davon, ob das Kassenbuch digital oder analog genutzt wird, darf es im Nachgang nicht veränderbar sein. Änderungen müssen dem Grunde nach gekennzeichnet werden (durch Korrektur der Buchung). In der handschriftlichen Variante sind Leerzeilen nicht zulässig. Schreibutensilien mit löschbarer Tinte sowie Bleistifte dürfen nicht verwendet werden. Zudem ist die Buchführung in Excel unzulässig.
- Sprache: Alle Angaben sind in deutscher Sprache zu erfassen. Falls die Aufzeichnung in einer anderen Sprache erfolgt, kann das Finanzamt das Übersetzen des Kassenbuches verlangen.
- Aufbewahrungspflicht: Kassenbücher und Belege müssen 10 Jahre archiviert werden.
- Keine Buchung ohne Beleg: Jeder Geschäftsvorgang erfordert eine Rechnung, einen Kassenzettel oder eine Quittung.
In welcher Form muss ein Kassenbuch erfasst werden?
Das Führen eines Kassenbuches kann in Papierform oder in elektronischer Form erfolgen. Unternehmen sind immer an die gesetzlichen Regelungen des HGB sowie der AO gebunden.
Das handschriftliche Kassenbuch
Formularbücher und Vordrucke bieten die konventionelle Form von Kassenbüchern. Zahlreiche Bürobedarf-Firmen haben tabellarische Kassenbuchformulare in ihrem Angebot. Das Finanzamt akzeptiert handschriftlich erfasste Kassenbücher, wenn sie ordnungsgemäß geführt sind. Fehlerhafte Buchungen dürfen nicht geschwärzt oder gelöscht sein. Falls Fehlbuchungen erfolgt sind, dann können Markierungen vorgenommen werden. Für das Berichtigen wird ein neuer Eintrag erfasst. Der Stift muss dokumentenecht und darf nicht radierbar sein (Kugelschreiber statt Bleistift nutzen). Nachträgliche Ergänzungen sind nicht ordnungsgemäß, sodass Leerzeilen vermieden werden müssen.
Das Excel-Kassenbuch
Unternehmen dürfen die digitale Variante zur Erstellung eines Buches nutzen, jedoch ist die Führung in Excel nicht vorschriftsmäßig. Denn dann wäre die Möglichkeit gegeben, im Nachgang Buchungen vorzunehmen. Möglich ist jedoch das Erstellen von Kassenbuchvorlagen mit Excel, die dann ausgedruckt und handschriftlich ausgefüllt werden.
Die Kassenbuch-Software
Es erleichtert die Führung eines Kassenbuches enorm, wenn eine Kassenbuch-Software genutzt wird. Dabei ist darauf zu achten, den richtigen Anbieter zu wählen. Nicht jede Software kann die Vorschriften eines Kassenbuches erfüllen und das kann zu Problemen bei der Anerkennung vom Finanzamt führen.
Welche Angaben enthält ein ordnungsgemäßes Kassenbuch?
Unternehmen, die ein Kassenbuch führen, müssen gewisse Standards einhalten. Die äußere Form erfordert eine Kontenübersicht. Barauszahlungen und Bareinzahlungen stehen darin direkt gegenüber. Ein Anfangsbestand muss dabei stets aufgeführt werden. Die Salden der Ausgaben und Einnahmen sind nach der Periode (Monat) zu ermitteln. Aus den errechneten Salden und dem Anfangsbestand errechnet sich ein neuer Kassenbestand für den Folgezeitraum. Jede Bargeldbewegung erfordert bestimmte Dokumentationen im Kassenbuch. Das sind die Pflichtangaben, die jeder Kassenbucheintrag enthalten muss:
- Beleg oder Eigenbeleg
- Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung des Belegs
- Datum des Geschäftsvorgangs
- Kennzeichnung als Ausgabe oder Einnahme
- enthaltene Umsatzsteuer
- Umsatzsteuersatz (in der Regel 19 % oder 7 %, vom 01.07. bis 31.12.2020 16 % oder 5 %)
- Buchungstext mit ergänzenden Erläuterungen
- Währung, in der das Bargeschäft getätigt wurde
Fazit:
Ein vorschriftsmäßiges Kassenbuch stellt Bargeldeinnahmen und -ausgaben in Form von Konten gegenüber und diese werden täglich erfasst. Wenn ein Unternehmen zur Bilanz verpflichtet ist, dann muss auch ein Kassenbuch geführt werden. Die Vorschriften einer ordnungsgemäßen Buchführung sind einzuhalten. Eine handschriftliche Führung ist möglich, aber umständlich, sodass eine vom Finanzamt anerkannte Software die Nutzung eines Kassenbuches erleichtert.