Wer muss ein Kassenbuch erstellen?

Was ist ein Kassenbuch?

Die Führung eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs gehört zu jeder gesetzeskonformen Finanzbuchführung. Das Kassenbuch gibt Auskunft über die Barzahlungen, die in einem Unternehmen täglich anfallen. Der Ersteller des Kassenbuchs – dies ist entweder der Unternehmer selbst oder sein Buchhalter – führt hier alle Einnahmen und Ausgaben in chronologischer Reihenfolge auf.

Für eine ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs ist es besonders wichtig, dass alle Buchungsbelege (z.B. Rechnungen und Quittungen) aufbewahrt werden. Diese müssen spätestens dem Prüfer einer Betriebsprüfung vorgelegt werden. Darüber hinaus dienen sie aber auch dem Unternehmer selbst, um eine Einnahme oder eine Zahlung auch noch über Monate hinaus nachzuverfolgen.

Die Pflicht zur Führung einer Kasse spielt besonders in der Gastronomie und im Einzelhandel eine wesentliche Rolle. In diesen Branchen werden viele Umsätze mit Bargeld generiert. Die betrifft sowohl die Einnahmen- als auch die Ausgabenseite. Der Gesetzgeber möchte mit der Pflicht zur Kassenbuchführung verhindern, dass hier Umsätze unterschlagen werden. Außerdem können nur die Kosten gewinnmindernd angesetzt werden, die tatsächlich in dem Kassenbuch aufgeführt sind.

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Für welche Unternehmer ist die Kassenbuchführung verpflichtend?

Die Pflicht zur Führung einer Kasse macht der Gesetzgeber davon abhängig, in welcher Rechtsform das Unternehmen geführt wird. Zur Kassenbuchführung sind nur die Unternehmen verpflichtet, die nach den handelsrechtlichen Vorschriften eine Kaufmannseigenschaft haben. Jene Unternehmen müssen eine Bilanz aufstellen und sind demzufolge auch dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.

Die vom Gesetzgeber geforderte Kaufmannseigenschaft kann an drei Merkmalen festgemacht werden:

Zum einen muss für das Unternehmen eine Verpflichtung zum Eintrag in das Handelsregister bestehen. Dies ist z. B. bei er GmbH oder einer OHG der Fall.

Das zweite Merkmal besteht darin, dass das Unternehmen gewerbliche Einkünfte im Sinne des Steuerrechts erzielt. Die Pflicht zur Kassenbuchführung besteht also nur dann, wenn für das Unternehmen ein Gewerbe angemeldet werden musste.

Letztlich besteht für Unternehmen nur eine Bilanzierungspflicht – und damit auch die Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs -, wenn ein jährlicher Gewinn von 60.000 Euro oder ein Umsatz von 600.000 Euro überschritten wird.

Wer muss kein Kassenbuch führen?

Nicht zur Führung eines Kassenbuchs sind die Unternehmer verpflichtet, die mit ihrem Betrieb Einkünfte aus selbstständiger Arbeit im Sinne des § 15 EStG (Einkommensteuergesetz) erzielen. Zu dieser Gruppe zählen z. B. Ärzte, Steuerberater, Architekten, Journalisten oder Schriftsteller. Für diese Unternehmer besteht auch dann keine Pflicht zur Führung einer Kasse, wenn der Umsatz oder der Gewinn über den im Gesetz genannten Grenzen liegt.

Der Gewinn wird hier nicht durch die Aufstellung einer Bilanz, sondern im Rahmen einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt.

Welche Vorteile hat die Kassenbuchführung?

Die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben stellt aber nicht nur für bilanzierende Unternehmen einen Vorteil dar. Führt z. B. ein Arzt oder ein Architekt seine Bargeldeinnahmen und -ausgaben in einem Kassenbuch auf, hat er auf Anhieb eine detaillierte Übersicht über alle Bargeldposten. Werden die Beträge über das Geschäftsjahr chronologisch aufgeführt kann der Arzt sich auch noch über eine Ausgabe informieren, die er vor Monaten getätigt hat.

Gesetzliche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung

Das Kassenbuch kann schriftlich oder in digitaler Form geführt werden. Unabhängig davon muss ein Unternehmer, der gesetzlich zu einer Kassenbuchführung verpflichtet ist, spezielle gesetzliche Anforderungen erfüllen. Hierzu zählt in erster Linie der Aufbau eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs. Jede Buchung in dem Kassenbuch – Einnahme oder Ausgabe – muss der Ersteller des Kassenbuchs mit den folgenden Informationen versehen:

  • Der Betrag muss als Einnahme oder als Ausgabe gekennzeichnet werden.
  • Aus dem Kassenbuch muss das Datum der Vereinnahmung oder der Verausgabung hervorgehen.
  • Dem Betrag muss eine eindeutige Belegnummer zugeordnet werden. Hierfür wir in der Regel die Rechnungsnummer der Eingangs- oder Ausgangsrechnung verwendet.
  • Ein erklärender Buchungstext ist hilfreich, aber nicht zwingend. Dies wäre z. B. der Vermerk: „Geschäftsessen mit einem Kunden“.
  • In dem Kassenbuch werden der Nettobetrag und der Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %) separat ausgewiesen. Auch die Höhe des Umsatzsteuerbetrages muss hier vermerkt werden.
  • Jeder Tag im Kassenbuch beginnt mit dem Anfangssaldo und dem Endsaldo. Der Ersteller muss streng darauf achten, dass der Endsaldo des Vortages mit dem Anfangssaldo des nächsten Tages übereinstimmt.
  • Für jede Einnahme und jede Ausgabe muss dem Kassenbuch der entsprechende Beleg beigefügt werden. Hier gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.

Wie wird eine fehlerhafte Kassenbuchführung sanktioniert?

Das Finanzamt achtet streng darauf, dass die gesetzlichen Anforderungen an die Kassenbuchführung eingehalten werden. Wenn ein Unternehmer dagegen verstößt, muss er z. B. mit Geldbußen oder Hinzuschätzungen zum Gewinn rechnen.

Zusammenfassung

Die Kassenbuchführung gehört zu jeder ordnungsgemäßen Finanzbuchführung.

Verpflichtend ist sie für die Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen werden müssen und gewerbliche Einkünfte erzielen. Zusätzlich müssen bestimmte Umsatz- oder Gewinngrenzen überschritten werden.

Architekten und andere Berufsgruppen, die selbstständige Einkünfte erzielen, werden vom Gesetz nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Sie profitieren aber auch davon, dass sie eine detaillierte Übersicht über alle ihre Bargeldposten haben.

Bei der Führung des Kassenbuchs müssen die gesetzlichen Anforderungen beachtet werden. Hierzu zählt insbesondere, dass bei zu jedem Betrag spezielle Informationen – z. B. das Datum und die Belegnummer – angegeben werden müssen.